A szervek iratainak levéltárba adása

Írta: leveltar
2009.06.02. 09:45
kisebb betű nagyobb betű e-mailben elküld nyomtatás
Facebook Tweeter iwiw RSS

 

A szervek a náluk keletkezett nem selejtezhető –valamint a levéltár által a selejtből visszatartottirataikat kötelesek az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának határideje –az irat keletkezési évének végétől számított– tizenöt év. Fontos megemlíteni, hogy az irattári tervekben felsorolt valamennyi nem selejtezhető tételt –tehát az iktatatlan iratokat is– át kell adni a levéltárnak. Amennyiben az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyintézési, vagy egyéb okok miatt ezen határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. A tizenöt éves határidőn belül keletkezett iratokat a levéltár csak különleges esetben (szerv jogutód nélküli megszűnése, a szerv irattárát ért elemi kár) vesz át.

A 335/2005-ben foglaltak értelmében a levéltár csak saját (a Veszprém, Török I. u. 1., illetve a volt Pápai-járás területén található szervektől a Pápa, Széchenyi I. u. 20. szám alatti) épületében vesz át iratanyagot. Kérjük, hogy irataik levéltárba szállítása előtt minden esetben egyeztessenek időpontot levéltárunkkal.

Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek mintáját szintén megtalálhatják a honlapon (minta). Fontos, hogy a jegyzőkönyvön azok szerepeljenek iratátadó, illetve átvevőként, akik ténylegesen is lebonyolítják a műveletet. A levéltári iratátadáskor minden esetben jelen kell lennie az átadó szerv részéről egy, az iratkezelésért felelős alkalmazottnak, hogy az esetlegesen felmerülő problémákat a helyszínen meg lehessen tárgyalni. 

Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozba csomagolva fogadjuk. A dobozokba A4-es méretű iratok helyezhetők el, egy doboz bel mérete 12 cm. A szabvány dobozokat közvetlenül levéltárunktól is be lehet szerezni (az eredeti beszerzési áron), áruk 320 Ft.+ÁFA. (Kérjük, hogy a dobozvásárlási igényeikkel Bányai István műszaki csoportvezetőt  keressék a 06-88/887-204 telefonszámon, illetve a banyai.istvan@veml.hu e-mail címen. Ugyanő tud segíteni irattárakban alkalmazható polcrendszerek beszerzésével kapcsolatban árlista ) Amely irat a mérete miatt nem helyezhető el ezekben a dobozokban, azokat egyéb módon kell csomagolni (például kötegelni).

Az iratok csomagolásánál figyelni kell a sorrendre, az iratokat irattári rendben kell dobozolni. Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell készíteni (az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékleteként), mely csomagolási egységenként, irattári tételenként és évenként felsorolja az átadandó iratokat (minta). Ha egy tétel több dobozban is megtalálható, akkor az egyes dobozokban lévő legmagasabb és legalacsonyabb iktatószámú iratokat is kérjük a jegyzéken feltüntetni. A raktári (csomagolási egységeket) folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán (úgy, hogy a doboz nyitható oldala a jobb kéz felé essen) feltüntetett , ceruzás sorszámozással kérjük ellátni. A dobozokon más feliratnak szerepelnie nem kell.

A levéltári iratátadással kapcsolatos jogszabályi helyeket az alábbi hivatkozásra kattintva tudják elolvasni: iratátadás.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyveket (a mellékletükkel együtt), a 335/2005-ben foglaltak szerint, minden esetben kérjük a nagy.szabolcs@veml.hu e-mail címre is eljuttatni.

 

A  fenti előírásoktól, kérésektől való eltérés esetén (különös tekintettel az átadandó iratok pontos, szakszerű jegyzékelésére, a dobozok megfelelő sorszámozására, a jegyzék és az átadandó iratok egyezésére, az iratok "mellől" hiányzó szakalkalmazottakra) levéltárunk az átadandó iratokat fogadni nem tudja!