A Levéltári által őrzött iratanyag kutatótermi használatának rendje

Írta: leveltar
2011.05.24. 10:32
kisebb betű nagyobb betű e-mailben elküld nyomtatás
Facebook Tweeter iwiw RSS

III. A Levéltári által őrzött iratanyag kutatótermi használatának rendje

(...vissza az előző pontokhoz...) 

8. A kutatás megkezdése

8.1. A konkrét kutatás megkezdéséhez a kutatni szándékozott iratanyagra vonatkozó kérőlap kitöltése szükséges. A kérőlapnak tartalmaznia kell az adott iratanyagnak a rendelkezésre bocsátott segédletekből megállapítható levéltári jelzetét. A kutatószolgálat munkatársai szükség esetén segítséget nyújtanak a jelzet megállapításához, pontosításához.

8.2. Kérőlap kitöltésére személyesen, valamint az érvényes látogatói jeggyel rendelkező kutatóknak elektronikus úton van lehetőségük (a 7.1. pontban megadott postafiókokra küldött levél útján). Ez utóbbi esetben a kutatószolgálat munkatársa a kérés teljesítéséről vagy megtagadásáról elektronikus válaszlevélben értesíti a kutatót. Szükség esetén a kutatószolgálat munkatársa a kutatót kérése pontosítására szólítja fel. Az e-mailen történő kérés esetén a szükséges formanyomtatványok kitöltését a kutatószolgálat munkatársai végzik.

8.3. Irattári vagy levéltári segédlettel ellátott anyagot csak a segédlet felhasználásával lehet kutatni.
8.4. A kérőlapon négy tételre (fond, állag, sorozat) vonatkozó kérelmet lehet benyújtani. A Levéltár a kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét az alábbiak szerint szabályozza:

a)       raktári egységenként kikért iratanyag esetén 4 doboz vagy csomó,

b)       testületi jegyzőkönyvek esetén 10 kötet,

c)       anyakönyvi kötetek esetén 10 kötet,

d)       jelzetenként kért anyag esetén 20 jelzet,

e)       segédkönyv esetén 10 kötet,

f)         mikrofilm esetén 5 normál filmtekercs,

g)       kéziratos térkép esetében 3 darab; kataszteri, illetve telekkönyvi térképek esetében az egy települést átfogó valamennyi szelvény,

h)       fényképek esetében 20 darab.

A kiadott iratanyag összterjedelme nem haladhatja meg a 0,50 iratfolyómétert.

8.5. A kérőlap leadásakor a kutatószolgálat munkatársa és a kutató egyezteti a kérőlapon feltüntetett levéltári anyag mennyiségét és a kutatásra való előkészítésének idejét.

8.6. A kutatásra kikért anyagot a Levéltár a kérőlap beadásától számított három munkanapon belül bocsátja a kutató rendelkezésére. Mindazok a kötetek (elsődlegesen segédkönyvek) és azon iratok, amelyeket nem szükséges oldalszámozni, illetőleg tartalmuk alapján nem érinti őket kutatási korlátozás, a leghamarabb a kérőlap leadását követő munkanapon adhatók ki. A mikrofilmek és a polgári anyakönyvek a kérelem leadásának napján is kiadhatók, amennyiben a kutatószolgálat munkatársait az anyag előkészítése nem akadályozza kutatótermi munkájuk­ban. Mikrofilmre és anyakönyvekre vonatkozó kérelmet egy nap csak egyszer lehet leadni. A kutatószolgálatot ellátó munkatársak ebédideje minden nap 11.30-tól 12.30-ig tart, mely idő alatt kérelmek teljesítésére nincs lehetőség.

8.7. Amennyiben a kutatni kívánt iratanyagról másolat áll rendelkezésre, a kutatási kérelmet a másolat rendelkezésre bocsátásával kell teljesíteni. Ilyen esetben az eredeti dokumentum kutatás céljára történő kiadását a kutatószolgálati csoportvezető, vagy a Pápai Levéltár vezetője engedélyezheti, amennyiben a kutatás érdekei azt feltétlen megkívánják.

8.8. A kutatásra kért levéltári anyag minden egyes raktári vagy levéltári egységéről külön őrjegyet kell kiállítani, amelyet a kutatás időtartama alatt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni.

8.9. Az iratanyag átvételekor a kutató a kérőlapon, valamint az iratanyaghoz tartozó kísérő­lapon aláírásával igazolja az iratanyag átvételét.

 

9. A kutatás menete

9.1. A Levéltár a kutatóteremben biztosítja a kikért iratanyagban történő kutatás megfelelő körülményeit.

9.2. A kutató a kutatás sikeres lebonyolítása érdekében használhatja a Levéltár által a kutató­te­re­mben elhelyezett internethozzáféréssel rendelkező számítógépeket, valamint saját hordoz­ható számítógépét.

9.3. A Levéltár veszprémi kutatótermében vezeték nélküli internetkapcsolat áll a kutatók rendelkezésére. Ezt a kutató érvényes látogatói jegy birtokában veheti igénybe. Az igénybevétel technikai feltételeiről a kutatószolgálat munkatársa ad felvilágosítást.

9.4. A kutató a kutatás sikeres lebonyolítása érdekében használhatja a Levéltár által a kutatóteremben elhelyezett mikrofilmolvasó készülekeket.

9.5. A kutatás sikeres lebonyolítása érdekében a kutató rendelkezésére áll a kutatótermeben elhelyezett kézikönyvtár, valamint a Levéltár szakkönyvtára. A szakkönyvtári köteteket a Levéltár könyvtárosa adja ki, illetve veszi vissza a kutatóterem nyitvatartásának ideje alatt. A szakkönyvtár használatát külön Könyvtárhasználati Szabályzat szabályozza.

9.6. A kutatás sikeres lebonyolítása érdekében a kutató kérheti a kutatószolgálat munkatársá­nak, valamint a kutatott iratanyag referensének segítségét a rendelkezésére bocsátott segédletek, iratok értelmezésében, használatában. A Levéltár munkatársai azonban nem kötelezhetők a kutató munkájának elvégzésére, szövegmagyarázat, fordítás, paleográfiai prob­lémák stb. megoldása révén a kutató munkájában való közvetlen részvételre. A segítségnyújtás ennek értelmében nem vonatkozhat a segédletek, iratok tartalmi, csupán azok használati problémáira.

9.7. A kutató kutatását, s így a kiadott iratok kutatótermi használatát korlátlan alkalommal megszakíthatja. A megszakítás lehet

a)       a kiadott dokumentumok kutatótermi használatát nem befolyásoló rövid megszakítás (mosdó használat, étel- és italfogyasztás, telefonálás, stb.);

b)       a kiadott dokumentumok kutatótermi használatát befolyásoló hosszabb megszakítás (épületen kívüli tartózkodás, függetlenül attól, hogy a kutatást még aznap, vagy csak másik napon tervezi folytatni).

9.8. Amennyiben a kutató a 9.6. b) pontban említett módon szakítja meg kutatását, a kiadott levéltári iratanyagot a kutatószolgálat munkatársának át kell adnia. A kutatószolgálat munka­társa ellenőrzi az iratanyag épségét és levéltári rendjét, majd ezt követően a visszavétel tényét a kérőlapon aláírásával elismeri. A visszavétellel egyidőben egyezteti a kutatóval a kutatás folyta­tá­sának tervezett időpontját. A kutatószolgálat munkatársa dönt a kutató által a későbbiekben használni kívánt iratanyag kutatóteremben történő visszatartásáról vagy a raktárba történő visszahelyezéséről — a folytatás tervezett időpontjának, valamint a kikért iratanyag típusának és mennyiségének ismeretében.

9.9. A kutató a kutatás folytatásának időpontját köteles egyeztetni a kutatószolgálat munkatársával.

 

10. A kutatásra kiadott anyag veszélyeztetése, megrongálása

10.1. A kutató a kutatásra átvett iratanyag épségéért, levéltári rendjének megőrzéséért teljes anyagi és erkölcsi felelősséget vállal a kérőlapnak az iratanyag átvételekor történő aláírásával.

10.2. A kutatószolgálat munkatársa a kutatás közben bármikor ellenőrizheti a kiadott iratanyag épségét, levéltári rendjének megőrzését.

10.3. Amennyiben a kutatószolgálat munkatársa úgy ítéli meg, hogy a kutató munkája veszé­lyezteti az iratanyag épségét, illetve levéltári rendjét, a kutatót figyelmezteti, majd, ha a kutató a figyelmeztetés ellenére sem hagy fel a kifogásolt viselkedéssel, a kiadott iratanyagot haladék­ta­lanul visszaveszi a kutatótól, egyúttal értesíti a kutatószolgálati csoportvezetőt a történtekről, aki megteszi a Kutatási Szabályzatban foglalt intézkedéseket.

10.4. Amennyiben a kutatószolgálat munkatársa szándékos károkozást tapasztal a kutató részé­ről, a kiadott iratanyagot haladéktalanul visszaveszi a kutatótól, egyúttal értesíti a kutató­szolgálati csoportvezetőt a történtekről, aki megteszi a Kutatási Szabályzatban foglalt intézkedéseket.

10.5. Szándékos károkozás esetén a kutatót a rendőrség kiérkezéséig a portás segítségével — lehetőség szerint, a jogszabályok betartása mellett — meg kell akadályozni a távozásban (pl. az ajtók zárásával).

10.6. Az alábbiak kimerítik az iratanyag veszélyeztetését, rongálását:

a)       a kiadott levéltári dokumentumban szereplő bármiféle adat módosítása, törlése, illetve ennek kísérlete;

b)       a kiadott levéltári dokumentumra tett lapon történő jegyzetelés;

c)       a kiadott levéltári dokumentumon fizikai mivoltának bármiféle módon történő megvál­toztatása, beleértve ebbe a látszólag nem maradandó változtatásokat is (pl. eltá­vo­lít­ha­tó, öntapadó jegyzetlap dokumentumra helyezése);

d)       a kiadott levéltári dokumentum levéltári rendjének megbontása.

A kiadott dokumentumok veszélyeztetésének, rongálásának fentebb részletezett módozatai csupán a leggyakoribb esetek felsorolásaként szolgálnak, a kutatószolgálat munkatársai ettől eltérő viselkedést is minősíthetnek a kiadott levéltári dokumentum épségét veszélyeztetőnek.

10.7. A kutató, amennyiben tervezett viselkedésének elfogadhatóságával kapcsolatban kérdés merül fel benne (pl. tervrajz részletének átmásolása, stb.), segítségért a kutatószolgálat munkatársához fordulhat.

 

11. A kutatás befejezése, az iratanyag visszaadása

11.1. A kutató, amennyiben befejezte az adott iratanyaggal a munkát, visszaadja azt a kutatószolgálat munkatársának, aki ellenőrzi az iratanyag épségét és levéltári rendjét, majd ezt követően a visszavétel tényét a kérőlapon aláírásával elismeri. Az iratanyagot ezt követően a kutatószolgálat munkatársai visszasorolják raktári helyére.

11.2. A kutató új kérőlapot csak a korábbi kérőlapon kikért iratok visszavételét követően adhat le.

 

12. Levéltári anyag közlése, hivatkozás a felhasznált levéltári anyagra

12.1. A Levéltár által őrzött iratanyag közzététele megvalósulhat képként és forrásközlésként (átírásban).

12.2. A Levéltár által őrzött iratanyag képként történő közzététele a Levéltár igazgatójának írásos engedélyéhez kötött. A Levéltár a közlés engedélyezéséért közlési díjat kérhet. A közlési díj megállapítására a Levéltár igazgatója jogosult, figyelembe véve a közlés célját, példány­szá­mát, várható anyagi hasznát.

12.3. A Levéltár által őrzött iratanyag forrásközlésként (átírásban) történő közlése nem enge­dély­köteles, azonban a Levéltár kéri és elvárja a kutatóktól ezirányú szándékuk bejelentését a kutatószolgálati munkatársnál.

12.4. A Levéltár által őrzött iratanyag felhasználásával készített munkájában a kutató — figye­lem­be véve a készülő munka műfaja által meghatározott követelményeket — köteles hivatkozni a felhasznált levéltári anyag pontos jelzetére, beleértve ebbe az őrző intézmény megnevezését is.

12.5. A levéltári forrásra történő hivatkozás ajánlott formája: Őrző intézmény megnevezése, fond, állag, sorozat megnevezése, végül a konkrét forráshely azonosításához szükséges adatok [dokumentumonként jelentősen eltérhetnek egymástól a feltüntetni szükséges adatok]. Az egyes dokumentumok szabatos leírásához szükséges adatokat kérdés esetén a kutatószolgálat munkatársa, vagy az iratanyag referense a kutató rendelkezésére tudja bocsátani.

Példa (teljes megnevezés — rövidített megnevezés):

      őrző intézmény neve      /           az irategyüttes azonosításához szükséges adatok:

                                                   fond megnevezése                           állag megnevezése

                                                                                                                      

Veszprém Megyei Levéltár, Veszprém vármegye nemesi közgyűlésének iratai, Úrbéri iratok,

                  VeML                                     IV.1.                                                     g.

Urbariumok

         aa

                                    

sorozat megnevezése

12.6. A kutató vállalja, hogy a levéltári források alapján készült tanulmányáról, kiadványáról a Levéltár kutatószolgálatát tájékoztatja és — lehetősége szerint — abból egy példányt eljuttat a Levéltár kéziratos gyűjteménye, illetve szakkönyvtára számára.

 

13. A kutatók által igénybe vehető szolgáltatások

13.1. A Levéltár kutatótermében térítésmentesen igénybe vehető szolgáltatások a 9.2.–9.6. pont alatt kerültek felsorolásra.

13.2. A kutatómunka támogatására a Levéltár kölcsönözhet más levéltáraktól, illetve más tudományos intézményektől levéltári anyagot. A kölcsönzést írásban kell kérnie a kutatónak Levéltárunktól. A kölcsönözhető iratok tényleges körét, a kölcsönzés feltételeit és költség­von­za­tát a kölcsönadó intézmény határozza meg.

13.3. A Levéltár a kutató írásban benyújtott kérelmére, díjazás ellenében az általa őrzött irat­anyag­ról digitális- vagy fénymásolatot készít. A benyújtott kérelemben pontosan fel kell tüntetni a levéltári jelzetet és a vonatkozó oldal- vagy lapszámot, illetve a kétségtelen azono­sí­tás­ra alkalmas jelzést (a kutatószolgálat munkatársával egyeztetve lehetőség van papírból jelzések behelyezése az iratanyagba, amennyiben az nem veszélyezteti az iratanyag épségét és rendjét). A kérelemben foglalt adatok pontatlanságának következményeit a kérelmező viseli. A kérelem elbírálására a kutatószolgálati csoportvezető jogosult.

13.4. A kérelem pozitív elbírálása esetén a kutatószolgálat tájékoztatja a kutatót a másolat elkészítésének várható időtartamáról, egyezet a kutatóval az átvétel és a fizetés módjáról. A másolattal és annak átvételével kapcsolatos minden költség a kérelmezőt terheli.

13.5. Az eredeti, másolni kívánt levéltári anyagon a másolást megelőzően el kell helyezni a Levéltár tulajdoni bélyegzőjét. Fénymásolat készítését követően a fénymásolaton fel kell tüntetni a pontos levéltári jelzetet, digitális másolat esetén pedig elektronikus úton kell egyértelműen azonosítani az elkészített másolatot (metaadat hozzárendelésével, szükség esetén szövegfájlban történő leírással).

13.6. Nem engedélyezhető másolat készítése abban az esetben, ha az alkalmazott technika veszélyeztetné az adott levéltári dokumentum épségét. Ilyen esetben a Levéltár reprográfusa javaslatot tesz a technika megváltoztatására (pl. fénymásolat helyett digitális fénykép készí­té­se), vagy megtagadja a másolat elkészítését.

13.7. A kutatóknak lehetőségük van fotójegy vásárlására. Az érvényes fotójeggyel rendelkező kutató saját digitális fényképezőgéppel korlátlan számú felvételt készíthet a kutatásra rendel­ke­zésére bocsátott iratanyagról a fotójegy érvényességének időtartama alatt.

13.8. Érvényes fotójegy birtokában sem használhat a kutató

a)       szkennert;

b)       videókamerát;

c)       vakut;

d)       lámpát (reflektort);

e)       állványt.

13.9. Érvényes fotójegy bitrokában sem zavarhatja a kutató kutatótársai munkáját, iratot a kutatóteremből fotózás céljára sem vihet ki.

13.10. A másolatkészítés, valamint a fotójegy díjtételeit a Szabályzat melléklete tartalmazza. A dítételek elérhetőek a Levéltár kutatótermeiben és a honlapján (www.veml.hu) is.

13.11. Sem a másolat kifizetése, sem a fotójegy kiváltása nem jelenti egyúttal az ezek útján megszerzett képek közléséhez való levéltári hozzájárulást. Közlés esetén a Szabályzat 12.2. pontja szerint kell eljárni.